Privacy Policy / Gizlilik Politikası

Last Updated / Son Güncelleme: June 5, 2026

[English Version]

At SubMatik, we are committed to protecting your privacy. This Privacy Policy describes how we collect, use, store, and share your personal data and the media files you provide to us.

1. Information We Collect

We collect information you provide directly to us when ordering services, creating an account, or contacting customer support. This includes:

  • Contact Information: Name, email address, physical address, and telephone number.
  • Billing Information: Payment card details and billing addresses processed securely by our third-party payment gateways (Stripe). We do not store full credit card numbers on our servers.
  • Project Assets: Video files, audio clips, text documents, or links (YouTube/Vimeo) uploaded for transcription, translation, and subtitling.

2. How We Process Your Files

The media files you upload are used solely to fulfill your requested transcription, translation, and subtitling services. Access to your media files is restricted to the specific linguists and project coordinators assigned to your project. We maintain strict non-disclosure agreements (NDAs) with all of our team members.

3. Media File Retention Policy

To protect your privacy and intellectual property, we do not store customer media files indefinitely. All uploaded audio and video source files, as well as drafted subtitle projects, are automatically and permanently deleted from our primary servers thirty (30) days after delivery of the final files, unless you explicitly request earlier deletion.

4. Cookies & Analytics

We use cookies and similar tracking technologies to analyze user navigation patterns, store user preferences (like pricing configuration choices), and ensure secure login states.

5. Data Security

We implement appropriate technical and organizational measures to secure your personal data and files against unauthorized access, loss, or alteration. Our Site uses SSL/TLS encryption for all data transmissions.

6. Contact Us

For inquiries regarding this Privacy Policy, contact support@submatik.com.


[Türkçe Metin]

SubMatik olarak gizliliğinizi korumayı taahhüt ediyoruz. Bu Gizlilik Politikası, kişisel verilerinizi ve bize sağladığınız medya dosyalarını nasıl topladığımızı, kullandığımızı, sakladığımızı ve paylaştığımızı açıklamaktadır.

1. Topladığımız Bilgiler

Hizmet siparişi verdiğinizde, bir hesap oluşturduğunuzda veya müşteri desteğiyle iletişime geçtiğinizde doğrudan bize sağladığınız bilgileri toplarız. Buna şunlar dahildir:

  • İletişim Bilgileri: İsim, e-posta adresi, fiziksel adres ve telefon numarası.
  • Fatura Bilgileri: Üçüncü taraf ödeme ağ geçidimiz (Stripe) tarafından güvenli bir şekilde işlenen ödeme kartı bilgileri ve fatura adresleri. Sunucularımızda kredi kartı numaralarınızı saklamayız.
  • Proje Varlıkları: Deşifre, çeviri ve altyazı için yüklenen video dosyaları, ses klipleri, metin belgeleri veya bağlantılar (YouTube/Vimeo).

2. Dosyalarınızı Nasıl İşliyoruz

Yüklediğiniz medya dosyaları yalnızca talep ettiğiniz deşifre, çeviri ve altyazı hizmetlerini yerine getirmek amacıyla kullanılır. Medya dosyalarınıza erişim, projenize atanan belirli dilbilimciler ve proje koordinatörleri ile sınırlıdır. Tüm ekip üyelerimizle katı gizlilik anlaşmaları (NDA) sürdürmekteyiz.

3. Medya Dosyası Saklama Politikası

Gizliliğinizi ve fikri mülkiyetinizi korumak için müşteri medya dosyalarını süresiz olarak saklamayız. Yüklenen tüm ses ve video kaynak dosyaları ile hazırlanan altyazı taslak projeleri, siz daha erken silinmesini açıkça talep etmediğiniz sürece, nihai dosyaların tesliminden otuz (30) gün sonra otomatik olarak ve kalıcı olarak sunucularımızdan silinir.

4. Çerezler ve Analizler

Kullanıcı navigasyon modellerini analiz etmek, kullanıcı tercihlerinizi (fiyat hesaplayıcı seçimleri gibi) saklamak ve güvenli oturum açma durumlarını sağlamak için çerezler ve benzeri izleme teknolojilerini kullanırız.

5. Veri Güvenliği

Kişisel verilerinizi ve dosyalarınızı yetkisiz erişime, kayba veya değiştirilmeye karşı korumak için uygun teknik ve kurumsal önlemleri uyguluyoruz. Sitemiz tüm veri iletimleri için SSL/TLS şifrelemesi kullanır.

6. Bize Ulaşın

Bu Gizlilik Politikası ile ilgili sorularınız için support@submatik.com adresi üzerinden bizimle iletişime geçebilirsiniz.